Spôsob, akým vodič v zahraničí zaplatí, rozhoduje o tom, aké doklady firme zostanú. A od dokladov sa odvíja, či sa DPH podarí získať späť. Preto sa oplatí vedieť, čo od jednotlivých spôsobov platby čakať.
Tankovacia karta
Pre refundáciu je to spravidla najpohodlnejšia cesta. Vydavateľ karty zhromažďuje transakcie a vystavuje k nim súhrnný doklad, takže odpadá zbieranie jednotlivých bločkov po kabínach.
Na čo si dať pozor:
- Nie každý súhrnný doklad je použiteľný rovnako. Rozhoduje, kto ho vystavil a v ktorej krajine - z toho vyplýva, akou cestou sa o DPH žiada. Toto je vec, ktorú treba pri každom vydavateľovi overiť raz a potom už len dodržiavať.
- Údaje musia sedieť s vašou firmou. Po zmene názvu alebo sídla je nutné aktualizovať aj kartový účet.
- Podklady si pýtajte v členení podľa transakcií, nielen ako celkovú sumu. Bez detailu sa nedá určiť, ktorá časť nárok zakladá.
Platba v hotovosti alebo súkromnou kartou
Nemusí to byť problém, ale kladie to najväčšie nároky na disciplínu. Doklad musí byť vystavený na firmu - pri hotovostnej platbe to nikto nespraví automaticky, treba si o to povedať.
Sem patrí aj najčastejšia chyba vôbec: bloček znejúci na meno vodiča. Z pohľadu úradu nákup neuskutočnila firma, a tým sa vec končí.
Ak sa u vás platí hotovosťou, oplatí sa vodičom dať do kabíny kartičku s údajmi firmy. Znie to banálne a šetrí to viac peňazí než väčšina opatrení.
Faktúra od dodávateľa
Pri servisoch, opravách a ubytovaní ide obvykle o klasickú faktúru. Tá býva najkompletnejšia, ale má vlastné riziko - vystaví sa s oneskorením a niekam sa zaradí bez toho, aby si ju niekto spojil s refundáciou.
Preto sa vyplatí mať jedno miesto, kam idú všetky zahraničné výdavky, bez ohľadu na to, či prišli ako bloček, súhrnný doklad alebo faktúra.
Čo si z toho odniesť
Refundácia nestojí a nepadá na spôsobe platby, ale na tom, či doklad unesie, čo má. Karta to zjednodušuje, hotovosť vyžaduje disciplínu, faktúra poriadok v evidencii.
Ak si nie ste istí, či sú vaše podklady použiteľné, pošlite nám ich za jedno obdobie. Prejdeme ich a povieme vám, čo prípadne zmeniť - často ide o jednu vetu smerom k vodičom alebo o nastavenie u vydavateľa karty.