Zamietnutá žiadosť o refundáciu DPH vyzerá ako zlá správa o nároku. Vo väčšine prípadov však o nároku nehovorí vôbec nič - hovorí o tom, ako bola žiadosť pripravená.
Toto je prehľad dôvodov, s ktorými sa stretávame najčastejšie. Väčšine sa dá predísť ešte predtým, než sa čokoľvek podáva.
Doklad nie je vystavený na firmu
Najbežnejšia príčina. Vodič zaplatí, dostane bežný pokladničný doklad a na ňom nie je firma, ale nič - alebo jeho meno. Z pohľadu zahraničného úradu potom nákup neuskutočnila vaša firma.
Riešenie je nudné, ale funguje: povedať vodičom, aby si pri platbe pýtali doklad na firmu, a mať jej údaje pripravené v kabíne v písomnej podobe. Väčšina čerpacích staníc a servisov to zvládne bez problémov, ak sa o to požiada pri platbe - nie o týždeň neskôr.
Chýbajú povinné údaje
Doklad musí uniesť viac než sumu. Potrebné sú identifikačné údaje dodávateľa vrátane daňového čísla, dátum, popis plnenia a vyčíslená daň. Ak niektorý z nich chýba, žiadosť sa o doklad nemá ako oprieť.
Pri drobných nákupoch sa stáva, že doklad tieto náležitosti jednoducho nemá. Vtedy je lepšie vedieť to dopredu než sa naň spoliehať.
Doklad je nečitateľný
Termopapier vybledne rýchlejšie, než sa čaká - v kabíne na priamom slnku ide o týždne. Vyblednutý doklad je z hľadiska žiadosti to isté ako žiadny.
Preto odporúčame fotiť doklady hneď pri prevzatí. Fotografia z mobilu úplne stačí a rieši to definitívne.
Výdavok v danej krajine nárok nezakladá
Nie každý výdavok je refundovateľný a zoznam sa krajinu od krajiny líši. Niekde je nárok obmedzený úplne, inde len sčasti. Tu už nejde o formu, ale o vec samotnú - a jediná obrana je vedieť to vopred a nezakladať na tom očakávania.
Zmeškaná lehota
Žiadosti sa podávajú za obdobie a lehota na podanie je obmedzená. Po jej uplynutí nárok zaniká, aj keby boli doklady bezchybné a suma vysoká.
Toto je jediný z uvedených dôvodov, ktorý sa nedá napraviť. Preto sa oplatí posielať doklady priebežne a nenechávať si to na koniec.
Nezrovnalosti v údajoch firmy
Ak sa údaje v žiadosti nezhodujú s tým, čo o firme evidujú registre - napríklad po zmene sídla alebo názvu - žiadosť sa zastaví na formalite. Riešiteľné, ale zbytočne to predlžuje celý proces.
Čo z toho vyplýva
Väčšina zamietnutí je otázkou prípravy, nie nároku. Preto doklady kontrolujeme skôr, než sa čokoľvek podá, a chýbajúce údaje riešime, kým sa dodávateľ ešte dá dohľadať.
Ak úrad aj tak požiada o doplnenie, komunikujeme s ním my. A keď refundácia dorazí, prevedieme ju na váš účet v ten istý deň.